Zásady zpracování osobních údajů
Hold Machine s.r.o.
Horní Holetín 156, 539 71 Holetín
IČO: 19161352 | DIČ: CZ19161352
Telefon: 704 474 074 | E-mail: pujcsioctavii@gmail.com | www.pujc-auto.cz
Platné od: 16.04.2026
1) Základní ustanovení
Správcem osobních údajů je společnost Hold Machine s.r.o., IČO 19161352, se sídlem Horní Holetín 156, 539 71 Holetín (dále jen „Správce“ nebo „my“).
Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují, jak zpracováváme osobní údaje zákazníků a zájemců o naše služby (krátkodobý pronájem motorových vozidel) v souladu s GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Osobní údaj je jakákoliv informace, která se týká identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby.
2) Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme pouze údaje, které jsou nezbytné pro poskytování našich služeb, komunikaci a ochranu našich práv.
2.1 Rozsah zpracovávaných údajů Zpracováváme zejména:
- jméno a příjmení,
- adresa trvalého pobytu,
- telefonní číslo (případně e-mail, pokud jej poskytnete),
- číslo občanského průkazu,
- číslo řidičského oprávnění,
- údaje související s pronájmem (termíny, předání/vrácení, fakturace),
- fotografie občanského průkazu a řidičského průkazu pořízené při uzavření nájmu,
- GPS údaje o poloze vozidla a údaje o stylu jízdy (úrovně 1–3), pokud je vozidlo tímto systémem vybaveno,
- obsah komunikace, pokud nás kontaktujete (telefon, e-mail, Facebook/Messenger).
3) Účely zpracování
Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:
- uzavření a plnění nájemní smlouvy (rezervace/termín, předání a vrácení vozidla, fakturace apod.),
- komunikace se zákazníkem (potvrzení domluvy, změny termínu, řešení škodních událostí),
- plnění právních povinností (zejména účetnictví a daňové povinnosti),
- ochrana našich oprávněných zájmů (prevence podvodů, ochrana majetku, dohledání vozidla, řešení škod, vymáhání pohledávek, obhajoba právních nároků).
4) Právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme na základě těchto právních titulů:
- Plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (uzavření a plnění nájemní smlouvy, související komunikace),
- Plnění právních povinností – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (účetnictví, uchovávání daňových dokladů),
- Oprávněný zájem Správce – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (prevence škod a podvodů, uplatňování a obhajoba právních nároků, ochrana vozidel; včetně využití GPS/telematiky).
Souhlas se zpracováním požadujeme pouze tehdy, je-li to pro konkrétní účel nutné (např. marketingové zprávy, pokud je zavedeme způsobem vyžadujícím souhlas).
5) Povinnost poskytnout osobní údaje
Poskytnutí některých osobních údajů je nezbytné pro uzavření a plnění nájemní smlouvy (zejména jméno, adresa, telefon, údaje z OP a ŘP). Pokud tyto údaje neposkytnete, nemusíme být schopni vozidlo pronajmout.
6) Zdroje osobních údajů
Vaše osobní údaje získáváme:
- přímo od vás při uzavření nájemní smlouvy,
- při komunikaci prostřednictvím telefonu nebo e-mailu,
- prostřednictvím komunikace přes Facebook/Messenger, pokud nás takto kontaktujete.
7) Komu osobní údaje předáváme
Osobní údaje nepředáváme žádným třetím osobám, kromě následujících případů:
- Pojišťovna – v případě pojistné události týkající se pronajatého vozidla,
- Orgány veřejné moci (Policie ČR, správní orgány, soudy) – pokud nám to ukládá právní předpis,
- Externí účetní – pouze v rozsahu nezbytném pro účetnictví a daňové doklady (typicky údaje na faktuře),
- Poskytovatelé IT a hostingových služeb – pokud nám zajišťují provoz webu a e-mailu (hosting: Vedos, e-mail: Gmail) a případně další technické služby nezbytné pro provoz.
8) Předávání do třetích zemí mimo EU
V souvislosti s provozem webu a marketingových nástrojů využíváme služby poskytovatelů (např. Google a Meta), u nichž může v závislosti na nastavení služeb a technickém fungování docházet k předávání osobních údajů mimo EU/EHP. V takových případech jsou využívány odpovídající smluvní a organizační záruky poskytovatelů.
9) Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro daný účel:
- údaje související s nájemní smlouvou a účetní doklady (včetně fotek OP a ŘP): 10 let od konce účetního období, ve kterém byl nájem ukončen,
- údaje z GPS/telematiky (poloha vozidla a styl jízdy): cca 1 rok,
- údaje z neuskutečněné rezervace / poptávky: 3 měsíce,
- údaje potřebné k uplatňování právních nároků: po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt.
Po uplynutí těchto lhůt jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány.
10) Vaše práva jako subjektu údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu,
- právo na výmaz („právo být zapomenut“),
- právo na omezení zpracování,
- právo na přenositelnost údajů,
- právo vznést námitku proti zpracování (zejména proti zpracování založenému na oprávněném zájmu),
- právo odvolat souhlas (pokud je zpracování založeno na souhlasu).
Jak práva uplatnit:
Své požadavky můžete zasílat na e-mail pujcsioctavii@gmail.com nebo písemně na adresu sídla společnosti. Můžeme vás požádat o přiměřené ověření totožnosti, abychom chránili vaše údaje před zneužitím. Na žádosti budeme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od obdržení.
11) Bezpečnost osobních údajů
Osobní údaje chráníme pomocí vhodných technických a organizačních opatření, zejména:
- omezený přístup pouze pro oprávněné osoby,
- používání bezpečných hesel a zabezpečených přístupů,
- pravidelné aktualizace softwaru a zabezpečení,
- smluvní zajištění ochrany údajů u dodavatelů IT a hostingu.
V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, které by mohlo představovat vysoké riziko pro vaše práva a svobody, budeme vás o této skutečnosti vhodným způsobem informovat.
12) Cookies a technologie na webu
Na webu můžeme používat cookies a obdobné technologie pro:
- zajištění funkčnosti webu,
- měření návštěvnosti a výkonu (např. prostřednictvím nástroje v rámci Site Kit),
- marketingové účely (např. reklamní systémy Google a Meta).
Podrobnosti o cookies (typy, účely a nastavení) doporučujeme uvést v samostatném dokumentu „Zásady používání cookies“.
13) Automatizované rozhodování a profilování
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR. Údaje z GPS/telematiky mohou být využity pro vyhodnocení rizikového chování při užívání vozidla a pro ochranu našeho majetku, vždy však s lidským posouzením při řešení konkrétních situací.
14) Stížnosti a dozorový úřad
Pokud se domníváte, že dochází k neoprávněnému zpracování vašich osobních údajů, máte právo obrátit se přímo na nás na e-mail pujcsioctavii@gmail.com a dále podat stížnost u dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
15) Závěrečná ustanovení
Tyto Zásady mohou být průběžně aktualizovány, zejména při změně právních předpisů nebo našich interních procesů. Aktuální verze Zásad je zveřejněna na webu www.pujc-auto.cz na stránce „Ochrana osobních údajů“.